Ofimática

Una hoja de cálculo es de una hoja de papel tabulada en versión electrónica en la que se entrelazan un número determinado de filas y de columnas.

Se pensó con el fin de facilitar la ayuda para la presentación de informes, trabajos de contabilidad y establecimiento de predicciones económicas a largo y corto plazo.

Las filas representan los asientos y la distribución de las columnas puede variar según su carácter (entrada, salida o saldo, por ejemplo).

La unidad básica de una hoja de cálculo se llama celda que está formada por la unión de una fila con una columna.

Cada celda debe contener un dato (ya sea este numérico, alfanumérico, fórmula, etc.). Rellenando las diferentes celdas de la pantalla con los datos deseados se va construyendo la hoja de cálculo que más tarde nos será muy útil para el fin que le hayamos asignado.

Excel nos puede transformar una información numérica en un gráfico o diagrama, lo que nos facilitará después la legibilidad de la información contenida en la hoja de cálculo.

Excel se puede ejecutar de igual manera que cualquier otra aplicación de Windows, esto quiere decir que podemos utilizar tanto el teclado como el ratón.

Para ejecutar el programa debemos entrar primero en el programa Windows. Una vez hecho esto, debemos abrir el icono perteneciente al programa Microsoft Excel que encontraremos en el Administrador de Programas, si no lo tenemos maximizado desde el comienzo. El intercambio de información entre ellos se produce de forma automática porque utilizan el mismo tipo de registros y están estrechamente relacionados entre sí.

Para abandonar el programa hay que seleccionar Archivo del menú principal y después pulsar sobre la opción Salir.

Para entrar en Word desde el Administrador de Programas de Windows, hay que localizar el icono de Microsoft Word y hacer doble clic sobre el mismo. Al cabo de unos segundos aparecerá en pantalla la ventana de aplicación de Microsoft Word y la ventana del documento lista para trabajar en ella.

Estas dos ventanas tienen elementos comunes: Barra de títulos, Menú de control, Icono de maximizar, Icono de restaurar, Icono de minimizar.

La pantalla de Word está dividida en las siguientes zonas: Barra de menús, Barras de herramientas estándar y formato, Regla, Área de trabajo, Barras de desplazamiento vertical y horizontal, Barra de estado.

Para abandonar el programa hay que seleccionar Archivo del menú principal y después pulsar sobre la opción Salir.

Un grupo de información que está relacionada entre sí con un tema y con una particular finalidad es a lo que llamamos base de datos.

Por ejemplo, es una base de datos, un listín telefónico con los nombres, direcciones, teléfonos de los usuarios y demás datos que lo componen.

Un sistema de administración de base de datos (DBMS) es aquel que se encarga de almacenar y recuperar información en una base de datos. Microsoft Access es un sistema de administración de base de datos relacionales (RDBMS).

Por medio de Access se pueden organizar los datos según los temas y se puede tratar la información por la manera en que están relacionados entre sí esos datos.

En definitiva, una base de datos es un conjunto de tablas de datos relacionados entre sí por medio de unos campos comunes.

Para abrir el programa Microsoft Access debemos ir primero al Administrador de Programas, buscar el grupo de programas que contiene el icono de Microsoft Access y hacer doble clic sobre él con el puntero del ratón.

La ventana de Access, una vez cargada la aplicación, es muy parecida a otras ventanas de Windows.

Para abandonar el programa Microsoft Access hay que seleccionar Archivo del menú principal y después pulsar sobre la opción Salir.

Si lo que queremos es realizar presentaciones gráficas, utilizaremos el programa Powerpoint.

Este programa es compatible con otras aplicaciones de Microsoft, como pueden ser Excel y Word de ahí que aparezcan empaquetados en el mismo grupo de programas dentro de Windows: Microsoft Office. El flujo de información entre ellos es automático porque utilizan el mismo formato de grabación y mantienen una conexión muy estrecha.

Para iniciar este programa hay que hacer como en los anteriormente explicados, eso sí haciendo doble clic sobre el icono correspondiente.

Para abandonar el programa Microsoft Powerpoint hay que seleccionar Archivo del menú principal y después pulsar sobre la opción Salir.